McKinsey пропонує спрямовувати агентний AI у закупівлях на рішення з достатньою економічною цінністю. Складна система може коштувати дорожче, ніж простіший, заздалегідь визначений процес.
Ключові інсайти
Редакційний розбір: назвати економічний предмет
Візьміть одну категорію витрат і запишіть рішення, яке команда ухвалює повторно. Умовний приклад — продовження договорів на програмне забезпечення. Предметом може бути кількість потрібних ліцензій, набір функцій, строк зобов’язання або спосіб підтримки.
Підготовка красивого огляду постачальників ще не визначає, яку з цих умов компанія здатна змінити. Для кожної гіпотези потрібні власник потреби й відомості про використання. Якщо функція не готова змінити замовлення, можливість знизити рахунок залишається непідтвердженою.
Це редакційний приклад, а не ще один клієнтський кейс McKinsey. Він допомагає поставити завдання через доступну комерційну дію, перш ніж обирати технологію та погоджувати бюджет на її розгортання.
Порівняти повну вартість способів виконання
Для цього самого завдання складіть зіставні варіанти: чинна робота команди, звичайна автоматизація повторюваних кроків і новий процес із AI. Врахуйте підготовку потрібних даних, створення й підтримку рішення, перевірку результату та час фахівців. Витрати на запуск варто показати окремо від витрат на кожне повторення.
Потім визначте очікувану кількість придатних ситуацій: не кожен договір однаково доступний для перегляду. У редакційному прикладі частина ліцензій може бути зафіксована до наступного періоду, а частина — вже підлягати зміні. Порівняння має стосуватися однакового набору доступних завдань і однакового рівня якості.
Інакше дешевий показник на одну оброблену заявку приховає різницю в тому, чи приводить обробка до потрібної закупівельної дії.
Порахувати результат після виконання домовленості
Для робочого обліку відділіть знайдену можливість від погодженої зміни та від фактичного рахунку. Умовна рекомендація зменшити кількість ліцензій стане результатом лише після перевірки потреби, належного погодження та зміни зобов’язання. Окремо покажіть, чи не зросли витрати на іншу послугу, міграцію або ручну підтримку.
Зіставлення з попереднім рахунком теж потребує однакового обсягу: менша сума через меншу потребу й краща ціна за ту саму потребу — різні ефекти. Власник категорії та фінансова функція мають розуміти цей поділ до огляду результатів. Такий облік є редакційною пропозицією для перевірки власного проєкту.
Він не переносить на компанію відсоток економії з чужого кейсу й не підсумовує ще не виконані рекомендації як отримані гроші.
Перевірити придатність до повторного використання
Після першого циклу розгляньте, що саме можна повторити без нового створення всього рішення. Для умовної категорії це можуть бути узгоджені визначення послуг, спосіб звірки фактичного використання та порядок перевірки пропозиції. Водночас інший договір може мати інші обмеження, тому очікувану економію варто перерахувати.
У бюджеті наступного циклу покажіть повторно використовувану частину та роботу, яку доведеться виконати заново. Якщо нова система щоразу потребує дорогого індивідуального налаштування, це має бути видно до її поширення на інші категорії. Рішення про продовження тоді спиратиметься на підтверджену придатність і повні витрати, а не на сам факт успішної демонстрації. Для CEO це конкретний вибір: де розвивати новий спосіб роботи, а де залишити простіший процес.
Головні тези
- Автори відділяють скорочення операційної роботи від поліпшення умов зовнішніх закупівель.
- Вибір способу автоматизації залежить від цінності та вартості конкретного рішення.
- Редакційна перевірка: порівняти повні витрати кількох способів розв’язати одне закупівельне завдання.
Що це означає для CEO
До запуску визначте, яку суму або умову закупівлі можна реально змінити та скільки коштуватиме підготовка, перевірка й виконання рішення.